Page 295 - Il Regio Esercito e i suoi archivi - Una storia di tutela e salvaguardia della memoria contemporanea

Cenni sui Criteri di gestione doCumentaria nel regio eserCito 295

trasmissione, per la spedizione di più documenti riguardanti lo stesso affare;
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l’attergato, per l’invio di un solo documento . Di ognuna si elencavano le carat-
teristiche della forma, del formato fisico, dello stile del linguaggio e della scrit-
tura da utilizzare.
Ad eccezione degli ordini del giorno, per i quali era prevista la trascrizione
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integrale in «registri separati» , tutta la documentazione ricevuta e spedita dove-
va essere oggetto di protocollazione su due registri differenti, uno per i documen-
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ti ordinari e l’altro per quelli riservati .
La struttura del registro di protocollo prevedeva due parti contrapposte: la
prima per i documenti in entrata e la seconda per quelli in uscita. La numerazio-
ne era, per ogni anno, unica e progressiva; solo in caso di invio simultaneo di più
documenti relativi alla stessa pratica si adottava un solo numero di protocollo per
tutti gli atti (protocollo sintetico). Gli altri elementi di identificazione erano la
data di registrazione di protocollo; il mittente per i documenti ricevuti e il desti-
natario per quelli spediti; la data e il numero di protocollo dei documenti ricevu-
ti; l’oggetto, «conciso» ma in grado di fornire un’idea precisa del contenuto del
documento; la tipologia dell’atto in caso di documenti differenti dalla lettera; la
modalità di ricezione o trasmissione del documento, in caso di utilizzo del tele-
gramma; l’indice di classificazione e la pratica di riferimento del documento
protocollato; il numero di protocollo dei documenti precedenti e susseguenti che
si riferivano alla stessa pratica.
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Lo schema di classificazione , unico all’interno del servizio, era articolato in
«categorie» e «specialità» che, a loro volta, si ripartivano in «pratiche» (fascico-
li), formate dall’insieme delle carte relative a uno stesso affare. La numerazione
delle specialità era progressiva per ogni categoria e quella delle pratiche progres-
siva per specialità . Spettava al capo ufficio stabilire le voci che costituivano la
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bera, Alfani e Venturi prop., 1930 , p. 27.
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In realtà l’attergato non era un documento a sé stante ma si originava trascrivendo, sul dor-
so del documento da spedire, una «formula» contenente l’indicazione dell’autore (ufficio
e persona fisica responsabile dell’attergato, da indicare nell’intestazione e nella sottoscri-
zione autografa), il numero di protocollo dell’attergato, il destinatario, la motivazione del-
la trasmissione (per competenza, per parere o in adempimento di disposizioni superiori),
la data topica e cronica.
9 Veniva invece abolito il «registro copia lettere» che comunemente si usava per le minute,
considerate e gestite nell’istruzione come gli altri «documenti d’ufficio».
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Il protocollo riservato doveva essere tenuto da chi trattava gli affari riservati.
11 Nel volume saranno utilizzati, come sinonimi, anche i termini di «titolario», «piano»,
«quadro» e «griglia» di classificazione.
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Il numero di posizione veniva attribuito «man mano che si [svolgevano] gli affari».