Page 300 - Il Regio Esercito e i suoi archivi - Una storia di tutela e salvaguardia della memoria contemporanea

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riuniti in «pacchi distinti e legati» e sul loro dorso dovevano riportare la catego-
ria, la specialità e le pratiche che contenevano.
Quando dagli archivi venivano estrapolati singoli documenti, o intere prati-
che, al loro posto si poneva un «foglietto di carta», su cui doveva essere scritto,
«per memoria», a chi era stato affidato il documento, o il fascicolo, e la data di
consegna. Infine, sempre per assicurare l’integrità degli archivi e controllare
l’accesso alle informazioni, veniva fatto divieto, a chiunque, di togliere, per uso
personale, documenti dall’archivio o darli in visione a persone estranee, salvo
per motivi di servizio o previa autorizzazione superiore.
Una prima osservazione sull’istruzione concerne l’individuazione chiara di
un unico responsabile della gestione documentaria, il capo servizio, cui esclusi-
vamente competeva la decisione sulla ripartizione dell’archivio corrente tra le
articolazioni dipendenti; l’autorizzazione per variazioni e semplificazioni delle
procedure previste; la verifica della perfetta corrispondenza tra minuta e origina-
le prima di sottoporre il documento alla firma e procedere alla sua spedizione.
Sempre al capo ufficio spettava l’assegnazione delle voci di classificazione e
la loro modifica che doveva motivare con nota sottoscritta. Ciò garantiva, alme-
no sulla carta, l’uniformità dei titolari e, quindi, l’eliminazione di una «prolifera-
zione» incontrollata delle voci di classificazione e una corretta sedimentazione
delle carte. Come segno della pragmaticità dei criteri individuati dalla norma,
annotiamo la possibilità di adottare una versione «semplificata» del titolario da
parte di quelle articolazioni che non producevano molta massa documentaria e
alle quali era consentito di adoperare solo una parte dei livelli di classificazione.
Inoltre, grazie alla presenza di dati sintetici sulla classificazione e fascicola-
zione, il registro di protocollo poteva essere utilizzato anche come strumento di
ricerca delle pratiche, di identificazione delle relazioni documentarie e della
posizione del singolo atto all’interno dell’archivio, sebbene parzialmente poiché
erano escluse dalla protocollazione molte categorie di documenti come, nel caso
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specifico, quelli interni e gli ordini di servizio .

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Come noto, all’origine dell’attività di protocollazione «c’è soprattutto, se non
esclusivamente, l’esigenza giuridica di dare al fatto dell’avvenuta ricezione o dell’avvenuta
spedizione e alle relative date certezza assoluta e assoluta efficacia probatoria». Cfr.
[M. GuerCio], 2, Requisiti funzionali per la gestione informatica dei documenti, in id.,
Archivistica informatica…cit., p. 81.