Page 77 - Una foresta di carte - Materiali per una guida agli archivi dell’Amministrazione Forestale

Archivi, serie e documenti del corpo ForestAle dello stAto 77

impartire disposizioni a firma del Vice capo del Corpo con lo scopo di disci-
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plinare i trasferimenti in archivio di deposito e venivano individuati per ogni
ufficio (divisione) dei referenti che potessero collaborare con la Commissione
di sorveglianza per l’individuazione della documentazione da selezionare e
scartare.
Nel 2014, venivano avviate attività di razionalizzazione dell’archivio: si
organizzarono giornate con i referenti degli uffici e funzionari dell’Archivio
centrale dello Stato (membri della Commissione di sorveglianza) per stabilire
le prime linee guida per la conservazione e lo scarto del materiale.
In considerazione della mancanza di spazi e di esigenze di funzionalità ge-
stionale dell’archivio, in sede di Commissione di sorveglianza si stabiliva che
le prime operazioni necessarie fossero quelle di distruzione della documenta-
zione, che non avesse più alcuna utilità giuridico - amministrativa (quindi non
più necessaria all’attività corrente) e che fosse irrilevante ai fini della ricerca
storica.
Nel mese di ottobre 2014 veniva avviata l’attività di scarto e venivano
smaltiti circa 40.000 kg di documentazione relativa alle procedure concorsuali
per l’assunzione del personale forestale a partire dal 1966 al 2005.
Dopo le operazioni di scarto, furono avviate le attività di riordinamento:
i referenti degli uffici furono impegnati per diversi mesi nell’apertura delle
scatole per determinare quale documentazione fosse stata prodotta dai propri
uffici.
Successivamente, l’archivio venne organizzato in diverse aree, ognuna del-
le quali distinta con l’ultima numerazione delle singole divisioni, così da favo-
rire una migliore organizzazione e razionalizzazione del magazzino.
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Le operazioni compiute erano volte a superare la concezione di mera ac-
cumulazione fisica della documentazione nell’archivio di deposito e a rag-
giungere un’ordinata sedimentazione da gestire con strumenti appropriati e
specifiche responsabilità.

3 Nota n. 135 del 13 dicembre 2013 “Gestione dei trasferimenti della documentazione presso l’ar-
chivio di deposito in Allerona” e nota n. 137 del 17 dicembre 2017 “Gestione degli archivi cor-
renti e di deposito. Redazione del piano di conservazione”.
4 Attività che dal 2013 era monitorata, anche, dalla Sezione centrale di controllo sulla gestione
delle amministrazioni dello Stato della Corte dei Conti, in adempimento delle disposizioni di
cui alla legge 23 dicembre 2009, n. 191 relative alla riduzione e alla razionalizzazione degli spa-
zi destinati agli archivi delle Amministrazioni statali.