Page 76 - Una foresta di carte - Materiali per una guida agli archivi dell’Amministrazione Forestale

76 Una foresta di carte. Materiali per Una gUida agli archivi dell’aMMinistrazione forestale

presso l’archivio di deposito di Allerona e riscontravano la seguente situa-
zione: il locale era un ambiente unico, dove la maggior parte della documen-
tazione condizionata in scatoloni era distribuita in modo non organizzato e
ammassata disordinatamente nei 1000 mq del locale.
Erano presenti, inoltre, degli scaffali e un’area soppalcata, dove la docu-
mentazione era stata collocata in parte ancora condizionata dentro delle scato-
le e in parte in buste organizzate secondo una numerazione progressiva.
Sugli scaffali, erano state collocate, senza alcun criterio se non quello di
appartenenza dell’ufficio produttore, una parte delle scatole; in particolare
erano state individuate distintamente le scatole contenenti documentazione
concorsuale per l’accesso ai diversi ruoli del CFS (contraddistinte dalle anno-
tazioni dell’anno, del numero del concorso e del profilo) e quelle contenenti
documentazione prodotta dall’Azienda di stato foreste demaniali.
Nell’area soppalcata, la meglio organizzata, era stata collocata la docu-
mentazione condizionata in buste, prodotta dai tre uffici (Divisioni 12 , 13 e
a
a
14 ) che gestivano il personale.
a
A seguito di questa prima ricognizione, si stabiliva di redigere un piano
topografico dell’archivio e di quantificarne sommariamente la consistenza.
Dai rilievi era stata stimata una consistenza documentaria di ca. 500 mc e
sulla base delle carte visionate (a campione) stabilita una datazione approssi-
mativa con periodizzazione 1900 - 2013.
Questi primi dati, evidenziavano una serie di criticità: una non coerente e
razionale gestione degli spazi, cui consegue una disorganizzazione dell’ar-
chivio e inesistenti attività di selezione e scarto; problematiche dovute essen-
zialmente alla mancanza sia di un piano di conservazione sia di un manuale
di gestione , strumenti necessari per disciplinare le responsabilità della deten-
2
zione del materiale e regole di accesso, di gestione della movimentazione, di
programmazione degli spazi, di tempi e di modalità di distruzione.
Al fine di fronteggiare, in tempi brevi, questa disorganizzazione venivano

2 Con la direttiva del Ministero per l’innovazione e le tecnologie del 9 dicembre 2002, sono stati
definiti gli indirizzi per l’adozione delle norme in materia di protocollo informatico e di tratta-
mento elettronico dei procedimenti amministrativi. Le Pubbliche amministrazioni quindi, dal
1° gennaio 2004 ed ai sensi dell’art. 50, comma 3, del d.p.r. 445/2000 sono tenute ad attenersi
ad una serie di principi e norme che, oltre all’adozione del protocollo informatico, consentono
di migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa e la gestione razionale ed informatizza-
ta dei flussi documentali. L’Ispettorato generale, per ottemperare alle normative introdotte, dal
2004 ha costituito un gruppo di lavoro per avviare il servizio di protocollo informatico e per
redigere un manuale di gestione. Dal 2 gennaio 2013 il protocollo generale dell’Ispettorato ha
iniziato la registrazione con procedura informatica della posta in entrata e uscita, mentre il ma-
nuale di gestione non ha ancora trovato una redazione definitiva.