Page 45 - Tra carte e caserme: Gli archivi dei Carabinieri Reali (1861-1946)

Gli strumenti di Gestione documentaria 45

Le istruzioni, composte da 44 paragrafi e 5 modelli, imponevano una
serie di obblighi e alcune facoltà.
in particolare, si partiva dalla considerazione che quando un particolare
«Servizio» produceva una considerevole mole di corrispondenza e quando
questa poteva «classificarsi in parti ben distinte», si doveva organizzare
tale servizio in tanti uffici quante erano le parti (ben distinte), attribuendo
a ogni capo ufficio un protocollo particolare . Così, generalmente, «nei
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corpi di truppa e nei distretti vi saranno due uffizi; cioè l’uno del Comando
a
e Maggiorità con a capo l’aiutante maggiore in 1 , e quello d’Amministra-
zione, (comprendente le sezioni della direzione dei conti, del magazzeno o
massa, e della matricola) del quale è capo il relatore».

ogni ufficio si sarebbe dovuto dividere in sezioni sulla base della sem-
plicità e facilità nella gestione degli affari, in modo tale da assegnare a cia-
scuna sezione le materie da gestire. il carteggio degli uffici doveva essere
classificato in categorie; ogni categoria in specialità; queste ultime in pra-
tiche, ovvero fascicoli, che avrebbero dovuto contenere «lettere, elenchi,
telegrammi, documenti, ecc., relativi a uno stesso affare».
La numerazione delle categorie era progressiva mentre, per quanto ri-
guardava le specialità, queste avevano una progressione numerica all’in-
terno di ciascuna categoria; infine, per ogni pratica (fascicolo), la cui nu-
merazione era progressiva all’interno di ogni specialità, vi doveva essere
sulla coperta l’indicazione de «L’oggetto suo principale». in realtà, la clas-
sificazione del carteggio in categorie e specialità non era che una formula
di massima visto che la stessa istruzione precisava
«se tale classificazione riesce vantaggiosa quando il carteggio assume con-
siderevoli proporzioni, torna per contro superflua se il carteggio non è di
molta entità; conviene allora di sopprimere le categorie, e mantenere solo
le specialità e le pratiche. Finalmente quando il carteggio non oltrepassa i
1000 numeri all’anno riesce inutile il reparto in specialità e basta la sola
classificazione in pratiche».

si veda il documento 2). Per quanto riguarda le amministrazioni comunali in tale periodo e la
ricerca di un ordine unitario, Dimitri Brunetti, L’archivio comunale dall’Unità al 1897 – I ma-
nuali per i segretari comunali, i modelli di classificazione e la Circolare 17100-1 del 1885, Ministe-
ro dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo – Direzione Generale Archivi, Roma, 2016.
69 Una nota nella circolare precisava che per capo servizio si doveva intendere l’autorità a cui
era affidata la superiore direzione e aveva la firma della corrispondenza, mentre il capo ufficio
era l’ufficiale o l’impiegato incaricato per disposizione superiore della «direzione speciale del
carteggio o d’una parte di esso».