Page 46 - Tra carte e caserme: Gli archivi dei Carabinieri Reali (1861-1946)

46 Tra carTe e caserme: Gli archivi dei carabinieri reali (1861-1946)

inoltre, nel momento in cui era stata determinata la classificazione da
attribuire non si doveva intervenire nuovamente a meno che non fossero
emerse alcune necessità sulla base dell’esperienza maturata ma, in questo
caso, sarebbe stato onere del responsabile del servizio redigere una nota
scritta da annettere al protocollo con la quale ne spiegava i motivi.
il paragrafo 6 era dedicato ad alcune differenti tipologie di documenti:
lettera, elenchi di trasmissione, stati e specchi periodici ed eventuali, atter-
gati, telegrammi, ordini del giorno.
il successivo paragrafo divideva il carteggio in due tipologie «ordinario
o riservato» e, per quest’ultimo, si precisava che era «trattato dal capo ser-
vizio e sotto la sua personale responsabilità», potendosi valere di ufficiale
o impiegato solamente nel caso in cui gli «affari d’ordine riservato sono
considerevoli». L’unica autorità autorizzata ad aprire la corrispondenza era
il capo ufficio; una volta che tale operazione era stata espletata si doveva
procedere a riportare le indicazioni della corrispondenza in entrata sul «re-
gistro protocollo» con la sola eccezione degli ordini del giorno che sareb-
bero stati trascritti «integralmente in registri separati» (par. 9). Le istruzioni
precisavano anche che «i protocolli si distinguono in ordinario o riservato,
a seconda della specie del carteggio che vi viene registrato. il protocollo
riservato è tenuto da chi tratta questa specie d’affari». Una parte importante
delle indicazioni erano rivolte alla stesura della lettera, principale mezzo di
comunicazione dell’amministrazione militare; la minuta (par. 14), doveva
essere firmata a margine dal compilatore materiale e doveva contenere an-
che le indicazioni relative alla pratica trattata per darne cognizione al capo
ufficio che avrebbe siglato il documento prima di consentirne la trascrizio-
ne in bella copia per la firma al capo servizio. Con la stesura della minuta
delle lettere scompariva, parallelamente, «il registro copia lettere, che co-
munemente si usava tenere». Un paragrafo (23) era riservato alla struttura
del registro di protocollo organizzato «in due parti a pagine contrapposte:
nella prima si registrano tutte le lettere, elenchi, stati, specchi, telegrammi
ecc. che pervengono all’uffizio; nella seconda tutte quelle che dall’uffizio
vengono spedite» che, comunque doveva essere conforme al modello 2
allegato all’istruzione.
La struttura del registro di protocollo (par. 23) prevedeva per la docu-
mentazione in arrivo, la prima colonna, comune alle due parti, che conte-
neva il numero cronologico di arrivo e di partenza, la seconda la data delle
a
lettere ricevute e la terza la data di arrivo, la 4 il numero di protocollo, la
a
5 il mittente (ufficio o persona), la 6 l’oggetto della comunicazione. Per
a
a
quanto riguardava, invece, la documentazione in partenza, nella 7 colonna