Page 47 - Tra carte e caserme: Gli archivi dei Carabinieri Reali (1861-1946)

Gli strumenti di Gestione documentaria 47

Fig. 1 - GMU 1872, Istruzione Ministeriale 17 dicembre 1871. Modello del registro di
protocollo da adottare per tutti i comandi e enti del Ministero della Guerra
a
si inseriva la data di spedizione, la 8 il destinatario (ufficio o persona), poi
l’oggetto; la 10 colonna doveva contenere la categoria e la specialità rife-
a
a
rite alla lettera, l’11 la pratica nella quale la minuta sarebbe stata conserva-
ta, mentre la 12 e 13 contenevano rispettivamente il numero di protocollo
a
a
delle lettere precedenti e quello delle lettere «susseguenti che si riferiscono
alla stessa pratica, potendosi in tal modo da una carta qualunque discen-
dere al fine o rimontare all’origine della pratica». Tale modello sarebbe
rimasto in vigore per l’arma sino al 1906, quando il registro di protocollo
avrebbe assunto una struttura semplificata.

Per la validità giuridica dei documenti di lì a poco si precisava che (par.
36), mentre era possibile procedere a litografare o stampare documenti di
carattere standard, «la firma però deve sempre essere autografa e scritta a
mano in modo ben leggibile». Per quanto riguardava il fascicolo (par. 37)
«tutte le carte relative ad uno stesso affare e che costituiscono una pratica,
sono riunite in fascicolo racchiuse entro una coperta di carta forte, con-
forme al modello n. 5, e sulla quale s’inscrivono le indicazioni in esso
modello accennate».
A proposito della gestione della documentazione di uso corrente, se ne
precisava la struttura negli ultimi articoli dell’istruzione:

«di regola, le pratiche sono tenute per uffizio. Però per certe occorrenze
speciali il capo servizio può stabilire che tutte o parte delle pratiche dell’a-
no in corso siano serbate dalle singole sezioni cui appartiene di trattarle»
(par. 38);
«Man mano che s’istituiscono nuove pratiche, s’inscrivono sopra la tabella
di riparto delle categorie modello n. 1. Al principiar d’ogni anno si rinno-